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什麼是即時編輯？
即時編輯是指多名團隊成員可以同時處理和編輯同一份檔案。該檔案的任何變更幾乎都會即時更新至每個使用者的畫面。這種即時協作仰賴線上雲端應用程式，可讓不限數量的使用者同步存取和編輯檔案。使用者可透過電腦、平板電腦或行動裝置協作，且只要有適當的工具，也可以從任何地方同步處理檔案。
過去，即時編輯與協作可能僅限於文字內容。例如，您可以編輯存放在雲端儲存空間中的文件，或使用 Dropbox Paper 之類的文件協作編輯工具。如今有了 Dropbox Replay 這樣的工具，即時影音編輯也能付諸實現。
即時協作編輯為工作團隊帶來的 6 大好處
同事之間即時協作不只可以節省時間，也能節省金錢與資源。
1.更有意義的會議
儘管面對面會議仍有必要，即時編輯也可讓會議發揮最大效益。Dropbox Paper 具有可自訂的議程與會議備忘錄範本，搭配即時編輯功能，可讓會議焦點更明確並提升開會效率。每個人都可即時在同一處做筆記，因此無須指定專人記錄。這是確保整個團隊皆能輕鬆存取所有重要資訊的好方法。
舉例來說，假設您與團隊成員在外參加一場工作坊，以瞭解你們即將推廣的客戶新產品。在這種情況下，比起各自記錄並於工作坊結束後彙整，共同編輯同一份文件不但較節省時間，還可避免遺漏任何細節。
2. 更完善地同步處理多項工作
假設有個團隊正在創作網站的部落格文章。團隊中可能有一兩個人負責研究主題，並在 Dropbox Paper 檔案上新增附註。此時，文章撰稿人可以即時掌握研究進度，並提前開始撰寫。
如果製作開始後，簡報或額外附註有任何變更，團隊成員可以輕鬆地將這些附註以註解形式新增到相同的 Dropbox Paper 文件中。他們也可以標記作者以即時通知對方。
若無即時編輯功能，這些工作項目就只能依序進行，無法同時同步。如此不僅耗時，而且每次更新都需傳送新版本的檔案或冗長的電子郵件串。隨著內容文件版本越積越多，檔案管理作業會變得雜亂而容易混淆。
即時編輯功能讓所有人都能在同一空間中編輯，因此您不必為了搜尋所需內容而頻頻瀏覽幾乎相同的檔案。
3. 有生產力的審閱流程
即時編輯功能讓審閱與意見回饋流程比以往來得更有效率和生產力。
內容產生後，可能需要由校對或審稿人員過目，或是讓客戶、合作夥伴、法務團隊和其他相關單位審閱。有了即時編輯功能，團隊成員可以同時編輯和新增附註，無須輪流作業。人人都可以同時為文件或影片加上註解，創作者也能立即根據意見回饋修改內容。
若您正在與其他人合作進行影片專案，甚至可以使用 Dropbox Replay 舉辦影片的線上即時虛擬審閱，讓所有人都可以觀看、留言並直接在影片上新增附註。所有的留言、意見回饋和修正都會記錄在同一個地方，方便您從單一可靠來源獲取資訊並採取行動。
無論您處理的是哪種類型的內容，若審閱流程分成兩個步驟，即時編輯就能省去分開儲存和逐一傳送修正版本的麻煩。第一次審閱完成後，只要按下按鈕就能快速通知下一位審稿人員，確保工作流程自然順暢。
4. 有效交流意見
即時編輯功能可以簡化整個意見回饋流程。若註解與意見不只來自一人，您可能想在單一位置輕鬆查看所有重要附註。要從眾多電子郵件、聊天記錄、文件或影片標記中收集所需的全部意見和附註，是相當麻煩的事情，而且容易遺漏重要資訊。
在 Dropbox Paper 上，任何具有存取權限的使用者都可以在其審閱中的文件直接新增意見。除了 Paper，您也可以註解相片、PDF、Excel 檔案、Photoshop 檔案等內容，無需使用其他軟體。
當您透過留言或在 Dropbox Paper 文件的內文中標記同事，他們會立刻收到通知；此外，無論檔案擁有者是否為標記對象，一律會收到變更通知。在 Dropbox Replay 中為影片新增留言也是如此。這表示工作流程永不中斷，您可以持續推動進度，避免延遲。
有了即時編輯功能，您就可以隨時尋找、管理與採納重要意見。您可以輕鬆查看：
- 意見回饋
- 文件中的特定區塊或影片的時間戳記，也就是意見回饋所指涉的部分
- 提供意見回饋的人
- 團隊成員針對該特定意見回饋所進行的討論
...上述所有資訊都以清晰易懂的訊息串整齊排列，方便您採取後續行動。
這讓您的工作環境更加井然有序，最終改善工作成果的品質；問題出現時，您也能更準確辨識與克服。
5. 專案更順利，專案經理更滿意
即時編輯功能讓專案管理更加輕鬆，因為專案經理不必費心處理繁瑣的作業流程與混亂的溝通內容。
相反的，他們可以集中一處簡化工作流程，讓所有團隊成員即時溝通與協作。
6. 即時編輯 Microsoft Office 和 Google Docs 檔案的簡易方法
不僅僅是 Paper 或影片檔案，您還可以在 Dropbox 即時編輯其他類型的檔案。您將 Dropbox 帳戶與 Microsoft Office 整合後，也可以線上協作編輯 Word、Excel 和 PowerPoint 檔案。此外，還能直接在 Dropbox.com 上共同編輯 Google 文件、試算表與簡報。
您可以即時查看誰編輯了檔案，並直接透過註解與他們溝通。任何變更都會自動儲存至 Dropbox，而團隊成員在您關閉檔案後仍可以繼續編輯。
如此可簡化流程、提升效率。舉例來說，您不必為分析專案的不同部分建立並傳送五個試算表，而可以與團隊成員共同編輯一個包含多個索引標籤的 Excel 檔案，並確保所有變更都會立即儲存至 Dropbox。
輕鬆掌握即時編輯工具
Dropbox 不只支援即時編輯，還強化其使用體驗。
首先，將 Dropbox Paper 的空白版面轉變為專案生命週期中每個步驟的完整工作空間。您可隨時建立檢查清單與待辦清單，並在做出變更時立即通知同事。您甚至可以新增 SoundCloud 音樂片段和 YouTube 影片。
正在執行影片專案嗎？您可以在 Dropbox Paper 規劃分鏡，然後從 Dropbox Replay 開啟影片，即可審閱影片並要求提供意見回饋。透過簡單的分享連結，便可即時收集並整理帶有時間戳記的意見回饋。審稿人員就算沒有 Dropbox 帳戶也能與您協作。
從早期策略規劃到意見回饋與定稿階段，您可以透過 Dropbox Paper 和 Dropbox Replay 等即時編輯工具，改善團隊的工作流程、生產力和產出成果。即時編輯可協助您輕鬆提升團隊的工作表現。立即開始使用 Dropbox，就是這麼簡單。
